Analisa Sistem Kantor Cabang

Halo Penggemar,
sudah setahun gak posting kangen rasanya. 

Okey… Jadi kemaren ceritanya ada yang tanya gini:

Gimana perancangan sistem yg punya banyak kantor cabang?

Wah, sesuatu banget rasanya. Makanya jadi pengen analisa nih. Kira-kira bagaimana sih jawabannya? Saya sih gak punya pengalaman. Tapi saya pengen menguji diri saya sendiri. Klo case macam gini solusinya kaya apa. Moga moga aja ntar ada mastah berpengalaman yg bersedia berbagi ilmu yg bener-bener diterapkan di lapangan.

Jadi gini…
banyaknya cabang/unit bisnis memang jadi tantangan tersendiri. terutama soal penanganan masalah. jika ada 1 cabang yg usil, jangan sampai mempengaruhi keseluruhan sistem. setiap cabang harus dilokalisir. termasuk pemisahan database & aplikasinya.

Berarti pendekatan developmentnya sebagai sistem terdistribusi dimana sistem berdiri sendiri per cabang menjalankan operasional masing2. kemudian ada 1 sistem sebagai Hub/pusat yg mengatur semua sistem cabang tersebut.

Pertama, harus memetakan kategori bisnis. apakah seragam atau bervariasi. misal bervariasi harus jelas tingkatannya. misal ms-office kan ada tuh: home, pro & enterprise. masing2 punya lingkup tersendiri. Definisi tiap tingkat harus jelas supaya tidak tumpang tindih & asal develop menyimpang dari yg lain.

Kedua, manajemen versi aplikasi. suatu saat pasti akan ada pengembangan fitur. maka update sistemnya diatur bagaimana mau otomatis atau manual, termasuk migrasi datanya. Klo cabangnya dikit sih manual aja praktis. Tapi klo banyak mulai mikir dah.

Ketiga, komunikasi antar cabang. pastinya akan ada transaksi antar cabang. jadi harus ada format baku data apa saja yg ditransaksikan. lalu format datanya seperti apa. jadi ketika posting transaksi dr 1 cabang, langsung bisa diolah di sistem cabang tujuan. Selain itu penerapan update sistem cabang tidak munkin bersamaan pada detik yg sama. maka diatur bagaimana caranya agar masing2 sistem tetap berjalan & berkomunikasi walaupun ada perbedaan versi minor.

Keempat, soal master data. Pasti akan ada kumpulan data yg sama dan dipakai bersama. jika sistemnya terdistribusi di masing2 cabang berarti semua operasionalnya tak perlu menunggu sistem pusat online. semua data master harus tersedia di masing2 cabang. data master disediakan & didistribusikan oleh sistem pusat. kemudian cabang menyimpannya di DB masing2. dicatat versi updatenya. jika ada perubahan, maka cabang harus ambil update dr pusat. data ini termasuk data user yg mandatory dr pusat. Harus dipikir matang bila kantor cabang bisa update data master tersebut. karena rawan konflik dgn data kantor cabang lain.

Kelima, sistem pusat diatur sebagaimana kebutuhan. kan tak harus sampai ke detail operasional kecil2 di cabang. biasanya berkutat di manajemen & laporan global cabang.

Keenam, sistem cabang bayangan. ini sih opsional. misal pusat ingin memeriksa transaksi cabang secara detail berarti data sistem di cabang dikirimkan kepusat (seperti kasus alfamaret), kemudian dijalankan di sistem bayangan tersebut. dan bisa dihubungkan dgn sistem pusat.

Ketujuh, gabungan data transaksi & customer seluruh cabang sifatnya opsional dan dipisahkan dr sistem manajemen di pusat. data ini bisa digunakan untuk riset pasar.

Waaahh…..
rempong banget kayaknya.

Sistem yg bisa berjalan antar cabang memang rumit. itu diatas hanya pemetaan masalahnya secara rinci. sehingga setiap aspek dipertimbangkan dengan baik.

Uraian diatas hanya gambaran umum saja. toh tidak semua kasus perlu menerapkan semuanya. tetap menyesuaikan dengan kodisi di lapangan.

Sekian. semoga bermanfaat.